图书馆采购风险防控制度
1、严格执行国家关于图书馆纸质及电子资源建设的法律法规。
2、科学论证、集体决策、严格执行“三重一大”制度。
3、健全图书馆决策权、执行权、监督权的运行，构建既有集体领导又有分工负责，既有分权又有控权，既相互制约又相互协调的良性运行机制。
4、严格按照国家招标法管理办法，严格执行《晋中学院采购管理办法》《晋中学院招标管理办法》《晋中学院合同管理办法》按照规定程序制定招标文件，履行招标审查和审批的手续。
①采购立项。充分调研，按照学校经费预算和学科建设、教学科研需要制定资源建设（图书、期刊、数据库）采购计划，由馆务会讨论并报主管校领导审批。
②资源建设部提出建设方案，须经处务会集体研究决策，提交院长办公会、校党委会审核。
③成立三人以上（含）项目组，共同研究制定符合本馆需求的采购的技术、服务参数，并全程参与、监督资源招标的全过程。
④在政府采购网上公开发布招标公告，确保具有资格的单位均有机会参加投标，按照公开、公平的原则评标、定标，确定中标单位，确保公平性。
⑤图书馆馆务会对具体的采购活动和采购计划的实施情况，定期进行检查监督。
⑥采购过程中严格按照合同完成采购任务，不提与合同无关的任何要求。
⑦采购项目完成后，成立初验小组，对采购文献的严格按照采购合同内容和文献采购细则进行。采购清单由资源建设部留存，以备核实。
⑧资源建设经费的支出，由资源建设部提出申请，经馆务会通过后提交院长办公会、党委常委会。
⑨按院长办公会纪要、党委会纪要要求，按照文献实洋金额进行结算，由经手人、验收人、馆长核实签字后，请主管院领导、院长签字后方可送财务处报账。
⑩所有资源建设过程中流程要有痕迹，有记录，以备审计部门核查监督。
5、所有项目小组成员均需签订廉政承诺书。从源头上预防腐败，从思想上筑牢反腐防线。
附件1、纸质图书、纸质期刊采购流程图
附件2、数字资源采购流程图
附件3、图书馆资源验收规定
附件1：纸质图书、纸质期刊采购流程图
附件2：数字资源采购流程图
附件3：
图书馆资源验收规定
总则
1、资源采购分为初次验收和二次验收两个步骤。初次验收由项目成员组成验收小组进行初步验收。
2、验收小组成员依据合同注意核对相关参数，有一条参数偏离则视为不合格，及时反馈给供应商提出整改，直至完全与合同无偏离。
3、初验完成后，由资源建设部提请，馆务会随机组成验收小组，进行二次验收。
4、验收完毕，由相关人员应在《晋中学院图书馆图书验收单》签字。
一、纸质图书验收规定
1、依据合同的标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法以及所设定的技术服务参数逐一核实。
2、具体验收流程
①核对包数。在一批新书到馆时，首先，接货人员要核对到馆新书的包数与书商的发货包数是否一致，若有差错，及时与书商或运营商联系，协商解决。
②检查账目。接收纸质账单时，首先查看账单的打印规格是否符合本馆的要求，认真检查登录号的连续性，再与书商传过来的数据进行核对，进而判断账目的正确性和完整性，做到及时登记，查漏补缺，以便留存完整无误的纸质账目。
③核对清单。拆包，实物与随包清单进行核对，检查每一包图书与书商的发货清单是否一致，包括索书号、题名、责任者、出版社、单价、复本数、ISBN号等。同时从外观上检查图书是否有污损、缺页及装订等问题，还要检查所盖的藏书章、所贴的条形码以及书标的位置是否符合本馆的要求。
④检查芯片。每册图书都要检查芯片。验收工作另一重要环节就是检查芯片安装是否到位，是否有漏贴、消磁、损坏或未转码等现象。由于芯片具有隐蔽性，需要借助自助借还机来检查。把图书置于借还机“图书感应区”，点开“还书”一项，根据显示屏显示的字样，来判断芯片情况：
ⅰ.如果显示的书名与实物一致，可判断芯片无误，该图书能正常流通；
ⅱ.如果显示屏没有任何反应，可判断此书芯片漏贴、多贴或者芯片已被损坏；
ⅲ.如果不显示书名，只显示“此书未找到，请取走图书”时，可判断此书已经安装了芯片，只是未正常转码或条形码没有正常录入。只要出现后两种情况之一，即可判断此书属于不能正常流通的问题图书，自行处理，重新转码，或修改编目数据，录入条形码后再转码。或交给书商处理，谨防把芯片有问题的图书入藏，使读者无法正常借阅，影响服务质量，造成不良影响。
⑤上机验收。具体操作是利用软件系统对书商提供的编目数据与实物图书反映的信息进行核对，检查书商所做的数据的准确性和规范性。需要检查所有录入的内容，逐条逐项核对，包括题名、责任者、ISBN号、出版社、出版时间、页码、价格、索书号、登录号、条形码号、复本数、典藏地址以及样本书是否与实物的条形码相对应等。
⑥验收过程中有问题的书籍做好详细的情况记录，简单的问题可自行解决，处理不了的问题及时联系供应商协商处理。
⑦验收完成后移交《编典传送明细》给读者服务部，由资源建设部主任和读者服务部主任签字确认。
8、以上不论是手工核对，还是上机验收，每个环节都必须认真对待，没有质量问题的，即可审核确认入藏。
图书验收流程示意图
二、纸质期刊验收规定
1、期刊采购实行两级验收制度，即征订时对供应商提供的订购目录的验收、年度内期刊登到验收。
2、征订时对供应商提供的订购目录的验收。
①要求供应商必须提供征订目录，目录应包括每种报刊的代号、刊名、起止期次、份数、单价、总价。
②采购人持该目录清单原始件到验收人处验收，并将原始件复印两份，复印件一交年度期刊登到验收人，用于登到验收，复印件二由采购人留存，用于订购期刊的查询、催缺工作，复印件三用于财务报帐，原始件由验收人妥善保存。
③验收人要认真核对供应商提供的征订目录。
④采购人要同时持发票、期刊目录清单、验收清单请馆长审批签字，然后到财务处报销。
⑤期刊征订目录网络公开。
3、年度内对报刊记到验收。
①期刊登到验收实行交叉验收制度，即采购人不能兼职做登到验收工作。
②登到验收人员负责在供应商报刊送达卡上签字、到馆每份报纸及期刊的登记，登记内容包括每种报刊的名称、期次、份数、验收人、到馆日期等。
③验收人定期将验收结果通知采购人，所有未到期刊的催缺工作由采购人员负责，停刊及其它退款工作，由采购人员负责办理。
④在登到验收工作上，验收人直接对馆长负责。年终向馆长提交验收工作总结报告。包括实际到刊情况、缺刊情况等。
三、数字资源验收规定
1、实现正常登录访问。
2、资源内容验收。依据文献的不同类型严格按照合同进行验收。
①购买型资源（拥有、永久保存），对照采购合同，逐种、逐篇、逐册验证资源的真实下载有效性，统计资源的实际数量。事先确定永久使用或存档的模式。
②租用型资源。（存取、租用访问），从价值评估和绩效评估两方面进行验收。
③验收所采购数字资源出版的定义、子库的拆分等。准确判断可访问的资源范围与合同约定的范围是否相符、资源内容验收是否合格。
④电子图书需要与相应纸本图书页码完全一致，电子期刊需要不缺期，二次文献数据库和事实数据库的记录条目中包含的著录项需要详尽和完整，数据库的检索功能、更新频率、后续服务等也应该包含在质量条款中。
⑤通过月度和年度统计数据汇总形成评估报告，通过评估报告验收资源。
3、检索功能验收。从检索途径、检索字段、检索技术、检索结果处理和个性化服务五个方面进行验收。
4、更新频率验收。根据订购合同，严格按照协议的更新频率进行验收。
5、时间空间验收。不同地点、不同时间随机访问资源（资源类浏览或下载全文、音视频类的点击、工具类的使用），以实现空间上、时间上的验收。
6、用户反馈验收。对租用型数字资源的内容获得性进行人工抽样査验，根基用户的反馈评价进行验收。
7、辅助手段验收。在官网数字资源栏目设置用户无法下载全文的记录条目反馈表单，进行辅助验收的作用。
8、建立质量控制“反馈环”
图书馆内部组织机构的扁平化以及跨部门成立验收小组，确定数据库质量的特性值和计量规格，监督实际验收与反馈的工作过程，确保图书馆数字资源质量的不断提高。
说明：
1、概念：数字资源是将计算机技术、通信技术及多媒体技术相互融合而形成的以数字形式发布、存取、利用的信息资源总和。商业化的数据库、机构或个人建立的数据库、各种网络免费资源等都属于数字资源。
2、分类
从数据的组织形式上看，有数据库、电子期刊、电子图书、网页、多媒体资料等类型。
3、存储方式
数据库：Access、SQL Server、MYSQL、Oracle等；
电子期刊与图书：TXT、TIFF、JPG、PDF等；
网页：JPG、HTML、MHT等；
多媒体资料：AVI、WAV、MP3等。
4、这里的数字资源一般指以包库形式提供服务的存取、租用访问型资源，不包含信息化项目。
2022年9月
