第一条 为了规范图书馆档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条 档案管理设置和职责

1、图书馆档案管理由办公室负责，设一名人员专管。

2、档案管理人员要严格执行图书馆档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

第三条 归档制度

1、凡是反映图书馆战略发展、管理建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由图书馆集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，档案部保存复印件。

4、凡图书馆日常办公中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以图书馆名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、由图书馆对外签订的合同，除上交学校外，档案部保存一份。

6、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交档案室。

第四条 档案保管制度

1、图书馆综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及图书馆实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经图书馆领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡图书馆工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。